বাংলাদেশের রিক্রুটিং এজেন্সির জন্য
খাতা, এক্সেল আর শেয়ার করা ফোল্ডার — তিনটার কাজই EmbassyFile করে দেয়। পাসেঞ্জার একবার এন্ট্রি করলে এমবাসির কাগজ নিজে থেকেই প্রিন্ট হয়, এজেন্টের হিসাব নিজে থেকেই মেলে, আর রিপোর্ট এমন হয় যা অডিটরের হাতে দেওয়া যায়।
লাইভ ডেমো — সাইনআপ ছাড়াই
যাত্রী, ই-ফাইল, এজেন্ট আর হিসাব দিয়ে আগে থেকেই সাজানো একটি নমুনা এজেন্সি। প্রতিটি স্ক্রিন খুলুন, এমবাসির কাগজ প্রিন্ট করুন, নিজে একজন যাত্রী এন্ট্রি দিন — আপনার কোনো কাজ কারও আসল তথ্যে হাত দেয় না।
[email protected]
password
এগুলো দিয়ে ফোন থেকে, পরে যেকোনো দিন লগইন করুন, অথবা পার্টনারকে পাঠিয়ে দিন — ডেমো সবার জন্য খোলা।
নাম বদলানো কোনো সাধারণ CRM নয়। প্রতিটা স্ক্রিন এসেছে সত্যিকারের একটা ডেস্ক থেকে।
এক পাসপোর্টে এক রেকর্ড — তাতেই পাসপোর্ট, ভিসা, মোফা আর পুলিশ ক্লিয়ারেন্সের তারিখ। কী বাদ পড়েছে সেটা এমবাসির আগেই সিস্টেম বলে দেয় — মেয়াদ শেষ হতে যাওয়া পাসপোর্ট বা পার হয়ে যাওয়া ক্লিয়ারেন্স ডেস্কেই ধরা পড়ে, গেটে গিয়ে নয়।
পাসপোর্ট স্ক্যান করে একটা ব্যাচে ঢোকান, নিজের হাতে সাজান, আর রয়েল এমবাসি অব সৌদি আরবের আরবি সেন্ড লিস্ট ও চার পাতার অ্যাপ্লিকেশন সেট ব্রাউজার থেকেই প্রিন্ট করুন — অক্ষর ঠিকভাবে জোড়া, ডান থেকে বাঁয়ে ঠিকভাবে, একদম এমবাসি যেমন চায়।
বিএমইটি রেজিস্ট্রেশন, ট্রেনিং সার্টিফিকেট, ভিসা ইস্যু আর মেয়াদ — তারপর হাতে বুঝিয়ে দেওয়া। অফিস থেকে যে পাসপোর্টই বের হয়, তাতে সই থাকে; আর বাতিল হওয়া ফাইলের পুরো ইতিহাস থেকে যায়।
প্রতি এজেন্টের জমা আর খরচ, প্রতিটাই যে ফাইলের সেই ফাইলের সাথে বাঁধা। যেকোনো এজেন্টের যেকোনো তারিখের হিসাব চাইলেই এমন স্টেটমেন্ট পাবেন যা প্রিন্ট করে পাঠিয়ে দেওয়া যায়।
প্রতিটা এন্ট্রিতে কোন অ্যাকাউন্ট দিয়ে টাকা গেল সেটা লেখা থাকে, তাই ক্যাশ বাক্স, ব্যাংক আর মোবাইল ওয়ালেট — প্রতিটার আলাদা ব্যালেন্স থাকে যা বাস্তবের সাথে মিলিয়ে দেখা যায়। অফিস খরচ, বেতন আর পরিচালকদের পুঁজিও এর মধ্যেই।
মোফার অগ্রিম ব্যালেন্স যে মুদ্রায় আসলে রাখা, সেই মুদ্রাতেই হিসাব হয় — প্রতিটা রিচার্জে রেট লেখা থাকে আর খরচ ফাইল ধরে ধরে বসে। ভুল করে ডলারের সাথে টাকা যোগ হয়ে যাওয়ার সুযোগ নেই।
এমন সফটওয়্যারে সবাই ধরে নেয় এক মাস আর একজন কনসালট্যান্ট লাগবে। পুরো ব্যাপারটা আসলে এটুকুই।
একটা ফর্ম। আপনার এজেন্সির নাম, আরএল নম্বর, আর মালিকের একটা লগইন। ৩০ দিন ফ্রি, কার্ড লাগবে না।
জেলা, থানা, পেশা আর পেমেন্ট মেথড আপনার জন্য আগেই বসানো — প্রতিটা এজেন্সির যেগুলো দরকার আর কেউ টাইপ করতে চায় না।
প্রত্যেককে একটা লগইন দিন আর ঠিক করুন কে কী দেখতে পাবে। কতজন লগইন পাবে সেটা প্ল্যান ঠিক করে; টাকার হিসাব কে দেখবে সেটা ঠিক করে তার দায়িত্ব।
প্রথম ই-ফাইল সেই বিকেলেই বেরিয়ে যেতে পারে। ইনস্টল করার কিছু নেই, সেটিং ঠিক করার কিছু নেই, কাউকে ট্রেনিংয়ে পাঠানোরও দরকার নেই।
প্রতিটা প্ল্যানে ৩০ দিন ফ্রি। শুরু করতে কার্ড লাগে না, আর আপনি থাকার সিদ্ধান্ত না নেওয়া পর্যন্ত কোনো টাকা কাটা হয় না।
Embassy paperwork, start to finish
৳600 / মাস
শুরুতে থাকছে Starter3 logins
Paperwork and the money behind it
৳1,000 / মাস
শুরুতে থাকছে Business10 logins
The whole operation, no ceilings
৳1,500 / মাস
শুরুতে থাকছে EnterpriseUnlimited logins
সব মূল্য বাংলাদেশি টাকায়। বিকাশ, নগদ, রকেট বা ব্যাংক ট্রান্সফারে পেমেন্ট — আমরা ইনভয়েস দিই, আপনি টাকা পাঠান, আমরা নিশ্চিত করি। কোন প্ল্যানে কী আছে দেখুন.
প্রতিটা রেকর্ডে কোন এজেন্সির সেটা লেখা থাকে, আর প্রতিটা খোঁজ সেই এজেন্সির মধ্যেই সীমাবদ্ধ। অন্য কোনো এজেন্সি আপনার পাসেঞ্জারদের তালিকা দেখতে, খুঁজতে বা লিংক অনুমান করে খুলতে পারে না।
৩০ দিন ফ্রি, কিছুই লিখতে হয় না। এরপর আমরা ইনভয়েস দিই আর আপনি বিকাশ, নগদ, রকেট, ব্যাংক ট্রান্সফার বা ক্যাশে পেমেন্ট করেন। নিজে থেকে কোনো টাকা কাটা হয় না।
যখন খুশি প্রতিটা তালিকা এক্সপোর্ট করুন, প্রতিটা রিপোর্ট প্রিন্ট করুন। চলে গেলে বললেই পুরো অ্যাকাউন্টের একটা কপি পাঠিয়ে দিই। ট্রায়াল শেষ হয়ে গেছে বলে কিছু মুছে ফেলা হয় না।
ইনস্টল করার কিছু নেই, কাউকে ট্রেনিংয়ে পাঠানোরও দরকার নেই। অ্যাকাউন্টে জেলা, থানা, পেশা আর পেমেন্ট মেথড আগেই বসানো থাকে।
শুধু আপনার নিজের স্টাফ। প্রতিটা এজেন্সি নিজের আলাদা অ্যাকাউন্ট পায়, আর সিস্টেমের প্রতিটা রেকর্ড সেই অ্যাকাউন্টের সাথে বাঁধা — আপনার পাসেঞ্জার, আপনার এজেন্ট, আপনার হিসাব। অন্য কোনো এজেন্সির কেউ সেগুলোর তালিকা দেখতে পারে না, খুঁজতে পারে না, আর লিংক অনুমান করেও খুলতে পারে না।
আমাদের নিজেদের পরিচালিত সার্ভারে — কারো অফিসের কম্পিউটারে নয়। নিয়মিত সময় ধরে ব্যাকআপ নেওয়া হয়, আর ব্যাকআপ যে সার্ভার থেকে নেওয়া হয়েছে তার বাইরে আলাদা করে রাখা হয়। আপনার অ্যাকাউন্ট অন্য প্রতিটা এজেন্সির থেকে আলাদা, সংযোগ পুরোটাই এনক্রিপ্টেড, আর আপনি যখন খুশি পুরো তথ্যের একটা কপি বের করে নিতে পারেন — প্রতিটা তালিকা এক্সপোর্ট হয়, প্রতিটা রিপোর্ট প্রিন্ট হয়। কখনো অ্যাকাউন্ট বন্ধ করলে বললেই পুরোটা পাঠিয়ে দেব।
সৌদি আরব। সেন্ড লিস্ট, কনস্যুলার ভিসা অ্যাপ্লিকেশন, ফরওয়ার্ডিং লেটার আর এমপ্লয়মেন্ট অ্যাগ্রিমেন্ট — এগুলো রয়েল এমবাসি অব সৌদি আরবের নিজেরই কাগজ, আর ভিসার তারিখ উম্মুল কুরা (হিজরি) ক্যালেন্ডারেই হিসাব হয়, যেভাবে সৌদি ভিসায় তারিখ লেখা থাকে। বাকি সবকিছু — পাসেঞ্জার ফাইল, বিএমইটি ও ম্যানপাওয়ার ট্র্যাকিং, এজেন্ট লেজার, মোফা ওয়ালেট, হিসাব আর রিপোর্ট — কোনো নির্দিষ্ট দেশের জন্য নয়, আপনি যে দেশেই পাঠান একইভাবে চলে। সৌদি আরবে পাঠালে এটা আপনার কাগজ প্রিন্ট করে দেবে; না পাঠালে অফিস আর টাকার দিকটা পাবেন, কিন্তু এমবাসির ফরম নিজেকেই টাইপ করতে হবে।
বিকাশ, নগদ, রকেট, ব্যাংক ট্রান্সফার বা ক্যাশ। আমরা একটা রেফারেন্স নম্বর দিয়ে ইনভয়েস দিই, আপনি টাকা পাঠিয়ে ট্রানজেকশন আইডি জমা দেন, আর আমরা নিশ্চিত করে দিই। কোনো কার্ড জমা থাকে না, নিজে থেকে কোনো টাকাও কাটা হয় না।
ক্লিয়ারেন্স, অ্যাটেস্টেশন আর হিসাব ঠিক রাখা নিয়ে কাজের কথা।
Your recruiting licence details appear on forwarding letters and embassy send lists, in English and often Arabic. Enter them once, correctly, and every document prints the same.
পড়ুনIf every office expense goes under "miscellaneous", you cannot see where the money goes. How to choose a short list of expense heads that actually answers the question.
পড়ুনThere is no card on file and nothing charges you automatically. How an EmbassyFile invoice is raised, how to pay it by bKash, bank transfer or Nagad, and what happens after you submit the TrxID.
পড়ুনকার্ড লাগবে না, কোনো বাধ্যবাধকতাও নেই। আপনার অফিসে মানিয়ে না গেলে চলে যান — একটা টাকাও দিতে হবে না।
৩০ দিন ফ্রি চালান